Uitzendbureaus mogen geen gegevens van cv’s van jobboards overnemen zonder toestemming van kandidaten

Uitzendorganisaties hebben vaak verschillende mogelijkheden om aan cv’s van werkzoekenden en kandidaten te komen. Een bekende methode is het werven van cv’s via zogenaamde jobboards. Een jobboard is een online database die functioneert als cv-databank. Werkzoekenden kunnen hun cv en gegevens uploaden op een jobboard en werkgevers waaronder uitzendbureaus kunnen deze cv’s inzien als ze daarvoor inloggegevens hebben. Deze gegevens kunnen weliswaar ingezien worden maar mogen niet zomaar van deze jobboards worden overgenomen. Het gaat namelijk om persoonsgegevens en die zijn wettelijk beschermd.

Persoonsgegevens op jobboards

In de praktijk houdt deze privacywetgeving in dat personen toestemming moeten geven voordat hun gegevens verwerkt of gebruikt mogen worden. Als deze toestemming niet gegeven wordt of als een bedrijf moet wachten op deze toestemming mogen de persoonlijke gegevens niet worden verwerkt of opgeslagen op een andere locatie dan de locatie waar de persoon ze zelf heeft ondergebracht. Een uitzendbureau mag de gegevens die ze over een kandidaat aantreft op een board niet kopiëren plakken in haar eigen administratie.

En als een sollicitanten zelf een cv naar een uitzendbureau stuurt?
Je zou misschien denken dat gegevens van sollicitanten administratief verwerkt mogen worden als de sollicitant deze gegevens zelf naar het uitzendbureau of bedrijf stuurt. De sollicitant doet dit immers bewust waardoor duidelijk wordt dat het bedrijf of uitzendbureau de gegevens mag gebruiken? Toch mogen gegevens van cv’s die via deze weg worden verkregen niet worden overgenomen in CRM systemen en andere databanken. Wel mag een bedrijf of uitzendbureau op basis van de ontvangen cv contact opnemen met de kandidaat en deze uitnodigen voor een kennismakingsgesprek of sollicitatiegesprek.

Toestemming van sollicitant
Als een uitzendbureau of bedrijf een cv van iemand ontvangen heeft mag dit cv niet verwerkt worden in databanken en andere systemen tenzij daar uitdrukkelijk toestemming voor is gegeven vanuit de desbetreffende sollicitant of kandidaat. Uitzendbureaus laten de sollicitant of uitzendkracht meestal schriftelijk een privacy statement lezen en ondertekenen. Daarin dient de sollicitant akkoord te gaan met bemiddeling op de arbeidsmarkt door de uitzendorganisatie. Indien de sollicitant niet bereid is een dergelijk document te ondertekenen kan en mag de uitzendorganisatie de gegevens van de sollicitant niet verwerken en ook niet doorsturen naar opdrachtgevers.

Doorsturen van cv’s
Met het doorsturen van cv’s kan een uitzendbureau bedrijven op de hoogte brengen van de beschikbare kandidaten. Een mailing is hiervoor een veelgebruikt middel. Toch mag een uitzendorganisatie niet zomaar iedere sollicitant op een dergelijke mailing zetten. Op een cv staan veel persoonlijke gegevens en loopbaangegevens. Dat is privacygevoelige informatie die ook onder de privacywet valt. Daarom moeten uitzendorganisaties toestemming hebben van kandidaten, sollicitanten en uitzendkrachten voordat hun gegevens op de mailing van een uitzendbureau staan of op andere wijze worden doorgestuurd.

Privacy uitzendkracht
De privacy van de uitzendkracht/ sollicitant moet beschermd worden omdat gegevens van deze werkzoekenden in de praktijk misbruikt kunnen worden voor het commercieel belang van bedrijven en uitzendorganisaties. Uitzendbureaus moeten daarom zorgvuldig met de gegevens omgaan die ze van werkzoekenden ontvangen. Op die manier kan een goede samenwerking ontstaan en wordt bovendien voorkomen dat er onduidelijkheden veroorzaakt worden over de arbeidsbemiddeling van flexibele arbeidskrachten op de arbeidsmarkt.

Wat is een vacature?

Een vacature is een vacante werkplek binnen een bedrijf, organisatie, overheidsinstelling of een andere werkgever die actief is op de arbeidsmarkt. Het woord ‘vacant’ betekent vrijgekomen of beschikbaar. Kortom een vacature is een beschikbare arbeidsplaats waar werkzoekenden op kunnen solliciteren. Vacatures kunnen door verschillende bedrijven en organisaties open worden gezet voor sollicitanten. Meestal worden in de vacatures duidelijke functie-eisen gesteld en competenties waaraan sollicitanten moeten voldoen om daadwerkelijk in aanmerking te kunnen komen voor de beschikbare arbeidsplaats. Hieronder kun je meer lezen over vacatures.

Interne of externe vacature
Vacatures kunnen intern of extern worden uitgezet. Een interne wordt binnen het bedrijf zelf open gezet. Via intranet of een ander intern netwerk wordt het eigen personeel en eventueel de flexibele schil op de hoogte gebracht van de vacante arbeidsplaats. Het bedrijf hoopt doormiddel van een interne vacature dat werknemers uit het eigen bedrijf zullen gaan solliciteren naar de functie.
Vacatures kunnen ook extern worden open gezet. Een vacature die extern wordt open gezet is voor een breed publiek op de arbeidsmarkt zichtbaar. Niet alleen het interne personeel van het bedrijf kan solliciteren op de externe vacature ook externen kunnen en mogen hun sollicitatie bij het bedrijf indienen. Voor het publiceren van externe vacatures gebruiken bedrijven vaak aanvullende mediakanalen of schakelen ze andere bedrijven en jobboards in om een zo groot mogelijk publiek te bereiken. Daarover lees je in de alinea hieronder meer.

Vacatures publiceren
Bedrijven en organisaties kunnen hun vacatures op verschillende manieren aan het publiek tonen. In het verleden werden vacatures vooral getoond in kranten en dagbladen maar dat wordt tegenwoordig als traditioneel en weinig effectief beschouwd. In plaats daarvan vindt veel communicatie tegenwoordig plaats via internet. Dat houdt in dat bedrijven hun vacatures op hun eigen website tonen maar ook op algemene jobboards waar meerdere bedrijven hun vacatures zichtbaar maken.

Hoe ontstaan vacatures?
Vacatures kunnen vanwege verschillende ontwikkelingen ontstaan. Een bedrijf kan groeien waardoor er extra arbeidsplaatsen beschikbaar komen. Dan worden door bedrijven vacatures open gezet indien ze de beschikbare arbeidsplaatsen niet direct kunnen invullen. Vacatures kunnen ook ontstaan als er personeel vertrekt uit het bedrijf of wanneer arbeidscontacten niet worden verlengd en het dienstverband van personeel ten einde loopt. Ook wanneer personeel met pensioen gaat kunnen er vacante arbeidsplaatsen ontstaan. Ook dan kunnen vacatures worden open gezet.

Waardoor verdwijnen vacatures?
Vacatures kunnen ook verdwijnen van de arbeidsmarkt. Dit kan bijvoorbeeld wanneer het bedrijf een geschikte interne of externe kandidaat of sollicitant heeft gevonden voor de vacature. Ook kan een vacature worden ingetrokken wanneer het bedrijf het toch minder druk heeft of de werkdruk over het overige personeel kan spreiden. Ook bij bezuinigingen of een tekort aan budget kan een bedrijf besluiten om een vacature van de arbeidsmarkt te halen.

Vacatures bij uitzendbureaus
Uitzendorganisaties publiceren veel vacatures. In de meeste gevallen gaat het om vacatures die ze ontvangen van hun opdrachtgevers. De opdrachtgevers zijn reguliere bedrijven die aan uitzendbureaus vragen of ze hen willen ondersteunen bij het zoeken naar geschikt tijdelijk, flexibel personeel. Ook headhunters kunnen worden ingeschakeld wanneer bedrijven zelf onvoldoende in staat blijken te zijn om een geschikte kandidaat voor hun vacature te vinden. Meestal zoekt een headhunter een kandidaat op basis van overname tegen een werving en selectiefee. Deze werving en selectiefee wordt dan door de opdrachtgever betaald wanneer de headhunter een geschikte kandidaat aan de opdrachtgever afstaat. Uitzendbureaus verrekenen de kosten voor hun arbeidsbemiddeling in het uurtarief van de uitzendkracht.

Wat staat er in vacatures?
De inhoud in vacatures is verschillend. Deze inhoud is afhankelijk van het functieniveau en de opleidingsachtergrond die vereist is. Meestal wordt er ook gevraagd om een bepaalde werkervaring en competenties. Vaak zet een bedrijf ook in een vacature dat iemand ergens interesse of affiniteit voor moet hebben. Bedrijven zoeken gemotiveerde kandidaten.

In veel vacatures zijn ook de taken van de arbeidsplaats omschreven. Ook de verantwoordelijkheden worden vaak inzichtelijk gemaakt in de tekst. Verder geven bedrijven ook vaak aan welke arbeidsvoorwaarden de sollicitanten kunnen verwachten. Hierbij kun je denken aan een beeld over het salaris maar ook aan secundaire arbeidsvoorwaarden, opleidingsmogelijkheden en doorgroeimogelijkheden. Meestal is er in een vacature ook duidelijk aangegeven hoe een sollicitant kan solliciteren op de vacature. Dit kan tegenwoordig vaak via mail terwijl dit vroeger via een handgeschreven sollicitatiebrief gebeurde.

Vacatures in de toekomst
Vacatures zijn in ontwikkeling en sollicitatieprocessen zijn dat ook. Dat betekent dat vacatures voortdurend anders worden vormgegeven. Daarbij houdt met tegenwoordig bijvoorbeeld ook rekening met Google en de vindbaarheid op internet. Ook hier zijn ontwikkelingen in. De arbeidsmarkt is dynamisch en het schrijven van vacatures is ook dynamisch. Hoe zorg je er voor dat de juiste kandidaat de vacature vind? Welke vacaturetekst schrijf je en welke kanalen ga je gebruiken? Ga je ook gebruik maken van social media? Dit zijn allemaal vragen die men in een bedrijf kan stellen als er een vacature moet worden open gezet.

Wat willen recruiters horen in sollicitatiegesprekken?

Sollicitatiegesprekken horen bij het sollicitatieproces, je kunt er bijna niet omheen als je zoekt naar werk. Toch is het voeren van sollicitatiegesprekken voor veel werkzoekenden iets dat ze spannend kunnen vinden of zelfs iets waar ze tegenop kunnen zien. Het komt daarom in de praktijk vaak voor dat een sollicitant zenuwachtig is voor een sollicitatiegesprek. Vaak is de zenuwachtigheid van de sollicitant gekoppeld aan het belang en de interesse die de sollicitant heeft bij de vacature. Als de vacature voor hem of haar een langverwachte droombaan is dan zal de sollicitant er alles aan doen om zich zo goed mogelijk voor te bereiden. Een goed sollicitatiegesprek is daarbij van groot belang.

Zorgvuldig omgaan met een sollicitatiegesprek
Een sollicitatiegesprek is een belangrijke kans om jezelf te bewijzen en je cv toe te lichten. Toch is er altijd een kans dat de baan naar een andere sollicitant gaat. Dit kan een sollicitant zijn die een beter cv heeft of iemand die een beter sollicitatiegesprek voert. Het cv is natuurlijk een belangrijk onderdeel van de selectiecriteria van een bedrijf. Als je gaat solliciteren kun je weinig aan je cv veranderen behalve een nette lay-out en een duidelijke omschrijving van je werkervaring, opleidingen, competenties en relevante hobby’s en vrijetijdsbesteding. Het cv is echter wel mede een aanleiding geweest om een kandidaat uit te nodigen voor een gesprek. Het voeren van een goed sollicitatiegesprek is daarom van groot belang omdat dit er voor kan zorgen dat een bedrijf een nog betere indruk krijgt van de kandidaat of sollicitant.

Sollicitatiegesprek doorslaggevend
Het gesprek zal in de praktijk vaak van doorslaggevend belang zijn hoewel er soms ook assessments worden gehouden en rollenspellen om karakters en competenties van de sollicitant te testen. Desalniettemin zal een sollicitant een goed sollicitatiegesprek moeten voeren met een recruiter, leidinggevende of medewerker personeelszaken. Hieronder staan een aantal aspecten die een recruiter graag wil horen van een sollicitant tijdens een sollicitatiegesprek. Deze vragen kunnen je eventueel helpen bij een goede voorbereiding op dit gesprek.

Tip 1. Draag kleding die past bij het bedrijf waar je solliciteert
Het kiezen van de juiste kleding hoort bij een goede voorbereiding op het gesprek. Kleding verteld veel over een persoon en veel recruiters letten daar op. Als je naar een uitvoerende technische functie solliciteert en je draagt je trouwpak die je vlak voor het gesprek even hebt afgestoft dan zal je merken dat je jezelf niet prettig voelt en ook de recruiter zal dat opmerken. De kleding moet passen bij de bedrijfscultuur. Meestal is nette vrijetijdskleding geschikt genoeg. Er worden bijna geen sollicitatiegesprekken gevoerd waarbij zowel de recruiter als de sollicitant in een driedelig pak gekleed zijn. Het is overigens belangrijk dat je jezelf prettig voelt in de kleding die je draagt naar een sollicitatiegesprek. Zorg er bovendien voor dat de kleding netjes en schoon is. Uiterlijke verzorging zegt niet alleen wat over het karakter van de persoon, het zegt ook wat over de motivatie van de sollicitant. Een sollicitant die graag goed voorbereid op gesprek gaat zal ook aandacht besteden aan zijn of haar uiterlijk.


Tip 2: vertel over wat je geleerd hebt op school en tijdens je werk
Ieder mens ontwikkeld zich in zijn of haar leven. Dit gebeurd op school maar ook op het werk. Daarnaast ontwikkeld men zich ook privé. Het is belangrijk dat een recruiter een goed beeld kan vormen over de ontwikkeling die jij als mogelijk nieuwe werknemer hebt doorgemaakt. Uiteraard moeten daarbij relevante aspecten worden genoemd. Als je gaat solliciteren op een vacature voor een automonteur dan is het bijvoorbeeld relevant om de opleidingen te benoemen waarin je wat geleerd hebt in de autotechniek. Ook de werkervaring die je op dit gebied hebt opgedaan is relevant om te benoemen. Dat spreekt natuurlijk voor zich. Veel mensen vergeten echter diep in te gaan op bijzondere aspecten van de werkervaring en ervaring op de opleiding(en). Zo is het verstandig om te benoemen waarin jij uitblonk, kortom waar je bovenmatig goed in was en bent. Zijn er bijzondere projecten geweest of heb je ergens veel complimenten over gekregen? Dit zijn allemaal aspecten die een recruiter graag wil horen tijdens een sollicitatiegesprek.

TIP3: vertel wat over je hobby’s en vrijetijdsbesteding
Als het goed is heeft de recruiter voordat hij of zij je voor het sollicitatiegesprek heeft uitgenodigd goed je cv en je motivatie of sollicitatiebrief doorgelezen. Er is daardoor een basisbeeld ontstaan van de sollicitant. Tijdens het sollicitatiegesprek kun je echter dit beeld benadrukken, bijsturen of geheel teniet doen. Dit ligt in belangrijke mate over welke indruk je wekt op de recruiter. Door over je relevante hobby’s te vertellen kun je een positieve indruk wekken bij de recruiter. Als je bijvoorbeeld in je vrije tijd veel bezig bent met werkzaamheden en hobby’s die relevant zijn voor de sector of het bedrijf waarin je wilt werken dan is dat zeker het vermelden waard.

Daarbij kun je heel breed denken. Als je bijvoorbeeld solliciteert bij een degelijk traditioneel bedrijf dan is het nuttig te benoemen dat je een gezin hebt waar je veel tijd mee doorbrengt en dat je bepaalde traditionele normen en waarden hebt. Bedrijven die ondernemende en avontuurlijk ingestelde werknemers zoeken hebben minder belang bij deze informatie en horen liever welke activiteiten de sollicitant allemaal onderneemt in zijn of haar vrije tijd. Al deze aspecten zijn verbonden met de bedrijfscultuur. Het is belangrijk dat je als sollicitant bij de bedrijfscultuur past van de onderneming waar je solliciteert. Niet alleen voor jezelf is dat belangrijk, ook voor het bedrijf. Daarom zal een recruiter jou op dit gebied ook vragen stellen en aandachtig luisteren naar je antwoorden. Het is goed dat je van te voeren duidelijke antwoorden gaat bedenken hierop.

Tip 4: vertel wat je al weet over het bedrijf
Als sollicitant wil je graag gewaardeerd worden je wil niet het gevoel hebben dat je één van de vele sollicitanten bent. In plaats daarvan hoop je dat het bedrijf speciaal voor jou heeft gekozen. De meeste mensen vinden het prettig om bijzonder gevonden te worden. Voor bedrijven is dat ook zo. Bedrijven willen graag serieuze sollicitanten ontvangen voor een sollicitatiegesprek. Een serieuze interesse kan blijken uit de kennis die je al hebt ingewonnen over het bedrijf. Als je veel weet te vertellen over het bedrijf heeft de recruiter op zijn minst de indruk dat je jezelf goed hebt voorbereid. Deze voorbereiding kun je overigens heel professioneel aanpakken door niet alleen de feiten over de organisatie te leren (zoals omvang, marktbewerking, diensten, producten) maar ook een duidelijke mening te vormen. Wat vindt je van de producten en diensten van het bedrijf? Wat is je indruk van het bedrijf? Wat hoorde je laatst in het nieuws over het bedrijf? Wat deed dit met jou? Dat zijn allemaal vragen die je jezelf kunt stellen als je een goede voorbereiding wilt doen op dit gebied. Deze vragen kunnen overigens ook heel goed door de recruiter zelf worden gesteld in het sollicitatiegesprek.

Tip 5: vraag doorgroeimogelijkheden en toekomstperspectieven in het bedrijf
Voor sommige functies is het van belang dat je weet wat je toekomstperspectieven en doorgroeimogelijkheden zijn binnen het bedrijf. Dit is niet altijd het geval omdat er bijvoorbeeld ook staffuncties zijn waarbij de doorgroeimogelijkheden beperkt zullen zijn. Het vragen naar doorgroeimogelijkheden is echter wel nuttig bij bedrijven die heel sterk gericht zijn op de ontwikkeling van hun eigen personeel. Door interesse te tonen in doorgroeimogelijkheden maak je aan de recruiter duidelijk dat je jezelf verder wilt ontwikkelen. Door een goede ontwikkeling door te maken kun je jouw meerwaarde voor het bedrijf vergroten. Veel recuiters hebben daarom interesse in kandidaten die willen doorgroeien.

Tip: 6 geeft voorbeelden uit het verleden
Tijdens een sollicitatiegesprek kun je natuurlijk veel vertellen over jezelf. Je kunt al je goede eigenschappen opnoemen en een recruiter moet maar geloven dat jij de waarheid spreekt. Dat klinkt natuurlijk als een mooi uitgangspunt maar een recuiter is natuurlijk niet gek. Hij of zij zal duidelijk om ‘bewijzen’ vragen. Dit houdt in dat de recruiter van jou wil horen waar je jouw kwaliteiten hebt getoond en wat daarvan het resultaat is geweest. Dit zijn allemaal aspecten die ondersteund kunnen worden met resultaten en situaties uit het verleden.

Dit kunnen resultanten en situaties op school zijn geweest maar ook in functies of in de privé-omgeving. In sommige gevallen kan een recruiter vragen om een referentie. Het inwinnen van een referentie is over het algemeen een controlemiddel waarmee de recruiter gaat controleren of het beeld dat de sollicitant over zichzelf geeft klopt met de praktijk. Weer daarom altijd realistisch als je een beeld over jezelf afgeeft. Het benoemen van fouten is overigens niet verkeerd zolang je maar aangeeft wat je er van hebt geleerd. Zelfreflectie is van groot belang als je jouw kwaliteiten gaat benoemen.

Wat is een job board of jobboard?

Een job board of een jobboard is een fysiek of digitaal bord waarop vacatures of banen worden gepubliceerd. Job board is een Engelse term die in het Nederlands kan worden vertaald met de woorden ‘werk’ en ‘bord’. Dit maakt duidelijk dat op dit bord werk in de zin van banen worden weergegeven. In de praktijk houdt dit in dat een job board wordt gebruikt om vacatures aan een bepaald publiek te tonen. Een job board is dus in feite een vacaturebord.

Job boards
Vroeger werden vacatures meestal opgehangen aan een bord zodat een voorbijganger of een werkzoekende bij een arbeidsbureau of uitzendbureau kon zien welke vacatures open stonden. Tegenwoordig zijn job boards vooral digitaal te vinden. Vroeger liep iemand een arbeidsbureau binnen om op zoek te gaan naar vacatures in de buurt. De job boards die men toe hanteerde toonden vaak vacatures uit de regio. Later verschenen ook kaartenbakken met vacatures waarin men gerichter kon zoeken. Deze kaartenbakken werden steeds uitgebreider maar de fysieke job boards bleven bestaan.

Toen de digitale jobboards hun intrede deden veranderde veel. Mensen konden nu thuis op zoek gaan naar vacatures. Daardoor werd het zoekgebied aanzienlijk vergroot en werden bovendien veel meer resultaten getoond als men naar vacatures zocht. Dit houdt in dat job boards zijn getransformeerd in omvangrijke websites met vacatures. Deze vacatures worden lang niet allemaal meer op één overzicht getoond. In plaats daarvan bevinden zich op jobboards zoekfuncties waarin werkzoekenden gericht kunnen zoeken naar een bepaalde functie.

Op die manier kunnen werkzoekenden sneller een baan vinden die bij hun past. Na verloop van tijd zijn de digitale jobboards professioneler geworden en zijn de zoekfuncties uitgebreid. Op een job board kunnen werkzoekenden nu specifieker aangegeven wat voor werk ze zoeken en binnen welke regio ze een vacature willen vinden. De resultaten van de zoekopdracht zijn daardoor relevanter geworden voor de werkzoekende. Dat moet ook wel want de job boards bereiken een steeds groter publiek.

Vacaturesites en vacaturebanken
Het woord jobboard is Engels maar wordt ook steeds vaker in Nederland gebruikt. Men gebruikt de term ‘Job board’ vooral als men het heeft over vacaturesites of een onderdeel van een website waarop vacatures worden gepubliceerd. Er zijn ook websites waarop complete databanken zijn geplaatst met vacatures. Die websites zijn in feite een soort vacaturedatabanken en worden ook wel vacaturebanken genoemd. Hierop kunnen werkzoekenden uitvoerig zoeken (searchen) naar vacatures die bij hun profiel passen. Dikwijls is het ook mogelijk om een cv te plaatsen op deze vacaturebanken.

Daardoor zijn deze websites ook een soort cvdatabanken geworden. Een ingenieus systeem zorgt er voor dat de profielen van werkzoekenden kunnen worden vergeleken met de vacatures in de databank van de vacaturesite. Daardoor kan een zoekfunctie ook zelfstandig geschikte vacatures voor de kandidaat zoeken en doorsturen naar de kandidaat. Hierdoor worden werkzoekenden nog beter geholpen met het vinden van werk. Hoe effectiever de zoekfunctie werkt en hoe meer vacatures op de vacaturebank staan hoe professioneler de werkzoekende wordt geholpen. Daardoor ontstaan populaire vacaturesites en populaire vacaturebanken die dagelijks vele tienduizenden bezoekers hebben.

Verschillende soorten job boards
Toen internet een effectief middel bleek om vacatures te publiceren en te delen zijn er veel verschillende job boards ontstaan. De overheid publiceerde jobboard vanuit bijvoorbeeld het UWV maar er zijn ook verschillende commerciële organisaties die jobboards op internet hebben gezet. Veel bedrijven zijn namelijk bereid om te betalen voor de publicatie van een vacature op een job board. Op die manier hopen ze namelijk de juiste kandidaten te vinden voor de vacatures die binnen het bedrijf open staan.

De mogelijkheid om vacatures op internet te publiceren heeft er voor gezorgd dat veel bedrijven niet meer in kranten hun vacatures plaatsen maar juist op een job board. Er zijn verschillende commerciële job boards die enorme databases hebben met vacatures en cv’s deze job boards zijn steeds beter ontwikkeld en brengen dagelijks bij duizenden mensen vacatures onder de aandacht. Veel mensen hebben dan ook een baan gevonden door gebruik te maken van een jobboard. Daarom zijn job boards belangrijk op de arbeidsmarkt.