Een flexpool of arbeidspool is in feite beschikbaar arbeidspotentieel. Dit arbeidspotentieel kan worden ingezet als een aangesloten organisatie daar behoefte aan heeft. Een flexpool is daardoor een flexibele schil met flexkrachten die als oproepkrachten kunnen worden ingezet. Het opbouwen van een flexpool lijkt misschien eenvoudig maar dat is het in de praktijk niet. Een flexpool bestaat uit medewerkers met een specifieke loopbaanachtergrond en opleidingsachtergrond die ze geschikt maken voor het uitoefenen van bepaald werk. Men heeft het dus in feite over een personeelsbestand met beschikbare flexwerkers en potentieel beschikbare arbeidskrachten.
Opbouw flexpool
Voor de opbouw van een flexpool doet men er verstandig aan om eerst een plan te schrijven. Hierin moet staan voor welke functies men een bestand van flexibele arbeidskrachten wil aanleggen. Hiervoor kan men functieprofielen opstellen met daarin de gewenste opleidingsachtergrond en werkervaring. Hierbij dient men ook te kijken naar de manier waarop men tracht deze krachten te werven en te selecteren. Men kan de opbouw van de flexpool in eigen beheer doen maar men kan ook een intermediair in de arm nemen om hierbij ondersteuning te bieden of om dit geheel op zich te nemen. Als men voor het laatste kiest hoeft men verder niet heel veel inspanning te verrichten maar zal men wel rekening moeten houden met extra kosten want de intermediair wil haar kosten ook afdekken en vaak ook een bepaalde winstmarge behalen.
Als men de opbouw en het onderhouden van een arbeidspool niet wil uitbesteden zal men binnen het bedrijf extra capaciteit beschikbaar moeten stellen. Zo zal men bijvoorbeeld een personeelsfunctionaris de taak moeten geven om een flexpool op te bouwen. Deze kan bijvoorbeeld bestaan uit zzp’ers. Een personeelsfunctionaris kan echter ook ondersteuning vragen van verschillende uitzendbureaus en de beschikbare uitzendkrachten in een bestand bijhouden zodat deze ingezet kunnen worden wanneer dat nodig is. Een personeelsfunctionaris kan echter ook tijdelijke contracten verstrekken voor minimaal 3 arbeidsuren per week. Deze flexibele contracten zijn arbeidsovereenkomsten waarbij geen vaste werkuren of dienstroosters zijn vastgelegd. Dat biedt bedrijven meer vrijheden zodat ze flexibel kunnen omgaan met personeel. Uiteraard dient een personeelsfunctionaris deze contracten op te stellen en te beheren. Daar komt ook veel kennis bij kijken zoals kennis van wet en regelgeving omtrent flexibele contracten zoals de Wet werk en zekerheid (Wwz), de arbeidstijden wet enzovoort.
Onderhouden flexpool
Zodra het arbeidspotentieel in kaart is gebracht in de flexpool. Kunnen andere personeelsplanners, teamleiders en voormannen kijken wanneer de flexwerkers nodig zijn. Een personeelsfunctionaris of ander coordinator dient er op toe te zien dat de flexwerkers uit de flexpool goed op de hoogte zijn van de werkzaamheden en de arbeidsduur. Deze verstrekt zelf de instructies aan de flexwerker of zorgt er voor dat een andere persoon dat doet. Uiteraard dienen de gewerkte uren bijgehouden te worden en te worden verloond. Ook is er voor flexwerkers in de flexpool een aanspreekpunt nodig. Dit is ook vaak de personeelsfunctionaris of coördinator van de flexpool.